Formål:
Arkivplanen skal være retningsgivende for dokumenthåndteringen i Flatanger kommune. Det overordna målet er å få en kontrollert håndtering av posten slik at man til en hver tid har oversikt over kommunens fullstendige dokumentproduksjon.
|
FORMÅLET MED ARKIVET
|
| Gjennom bevaring av arkiv skal man sikre tilstrekkelig dokumentasjon for forvaltningens drift, juridiske rettigheter og sikre et tilstrekkelig og representativt kildemateriale. Et godt argument for arkivering er gjenfinning. Å kunne gå tilbake i arkivet for å finne dokumentasjon er svært nyttig for de ansatte i kommunen. Man kan f. eks. gå tilbake i dokumenter for å finne ut hvordan enkelte saker er løst tidligere, og det vil gjøre saksbehandling og annet arbeid lettere. Det blir ofte lagt fire ulike bevaringsverdier til grunn for hvorfor vi skal ta vare på et dokument. Disse er:
|
| Administrativ verdi, altså om man har behov for å gå tilbake å se hvordan en slik sak ble saksbehandlet i fjor
|
| Juridisk verdi, dersom det stilles spørsmål ved måten en sak ble håndtert
|
| Kulturhistorisk verdi, dokumenter kan vise til tendenser i samfunnet eller kart kan vise til geografiske endringer
|
| Rettighetsverdi, særlig i personalsaker skal men kunne finne dokumentasjon på oppfølging, behandlingsrutiner, stillingsopplysninger mm.
|
|
|
HVORFOR ARKIVPLAN?
|
| Dokumentbehandling og arkiver er sentrale ledd i en virksomhets informasjonstjeneste. Dokumentasjonen blir ikke produsert og tatt vare på for arkivet sin skyld, men skal bidra til å realisere virksomhetens planer, strategier, oppgaver og ideer. Som sådan er arkivfunksjonen og dokumentbehandlingen verktøy for den strategiske bruk av dokumentasjonen som ressurs. Dette er helt uavhengig av hvilket medium informasjonen befinner seg på. Arkivtjenesten, og dermed organiseringen av denne, er ikke et mål i seg selv, men må betraktes som en integrert del av virksomhetens totale informasjonsbehandling. Dette må komme til utrykk i den overordnede målsettingen for denne tjenesten, og må være retningsgivende for organiseringen av arkivfunksjonen. Ved å ta stilling til formål, oppgaver og strategisk plassering av arkivtjenesten vil en samtidig heve bevissthetsnivået rundt dokumentbehandlingen. Alle offentlige organer skal derfor lage arkivplaner som viser hva arkivet omfatter. For å sikre forvaltningens behandling og organisering av arkiv er det viktig at alle ansatte i Flatanger kommune som arbeider med arkiv har kunnskap om rutiner, lovverk, prosedyrer og retningslinjer for arkivarbeidet. Arkivplanen skal være et verktøy for alle ansatte og fungere som et godt oppslagsverk dersom de ansatte er usikre på behandling og rutiner innenfor sine arkivområder. Det er også viktig at arkivplanen er klar på rutiner, behandling, oppbevaring og retningslinjer for arkiv og arkivering slik at alle arkiver i kommunen samsvarer med gjeldende lovverk. Planen skal sikre at arbeid med arkiv i Flatanger kommune er forankret i gjeldende lover og forskrifter.
|
|
FORMÅLET MED ARKIVPLANEN
|
| Formålet med arkivplanen er å oppnå en mest mulig sikker og styrt arkivdanning. Dette gjøres ved å utarbeide rasjonelle rutiner for administrering og arkivering av dokumenter. Gjennom arkivplanen skal man sikre:
- Kontrollert og styrt dokumentbehandlingen gjennom rasjonelle dokumentrutiner og god service
- Forvaltningen sin oppbevaring av dokumentasjon
- At forvaltningen følger gjeldende lovverk og forskrifter
|
|
HVA BØR EN ARKIVPLAN INNEHOLDE?
|
| En arkivplan skal fungere både som et styringsdokument for retningslinjer og rutiner i arkivarbeidet og som et oppslagsverk for de som arbeider med saksbehandling og arkiv. Dermed bør planen inneholde både interne rutiner og retningslinjer på hvordan arkivarbeidet skal fungere i Flatanger kommune, samt faglig informasjon om arkiv og hva lovverket sier om arkivering og arkivarbeid.
|
|
|
