Ledere og saksbehandlere plikter å rette seg etter de retningslinjene som er gitt av arkivleder og som er nedfelt i denne planen. Ønsker leder/saksbehandler å endre på arkivrutinene, må vedkommende ta kontakt med arkivleder, som eventuelt tar med endringene i en oppdatert arkivplan.

Det er ikke mulighet for ledere/saksbehandlere å fravike de rutinene som er nedfelt i denne planen.

Ledere og saksbehandlers ansvar:

Hver enkelt leder/saksbehandler har ansvaret for at saksbehandlingen og dokumenthåndteringen i deres enheter/saker skjer etter gjeldende lover, forskrifter og rutiner. Den leder/saksbehandler som er ansvarlig for behandlingen av en sak, har ansvaret for å ta vare på arkivmateriell under hele saksbehandlingen, og videre sørge for at de til enhver tid gjeldende rutiner for arkivlegging/avslutning av en sak blir fulgt.

Lederes ansvarsområde:

• Søke opp og fordele saker/journalposter til rett saksbehandler
• Søke opp og godkjenne saker/journalposter som er til godkjenning
• Sjekke opp mottatte journalposter hver dag
• Avskrive inngående og interne dokumenter som er behandlet
• Bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt
• Påse at gjeldende arkivrutiner blir fulgt; Ferdige dokumenter/journalposter skal registreres til status "Ferdig". Ferdige mapper skal registreres til status "Ferdig".
• Plikter å varsle arkivleder om endringer i fagsystem og innkjøp av nye system, da disse fagsystemene produserer en rekke arkivverdig informasjon
• Skal informere arkivleder når det blir ansatt nye personer, endringer i forhold til eksisterende ansatte, f.eks. ved overgang til ny avdeling, og når personer slutter. Dette med hensyn til brukeradministrasjon i sak-/arkivsystemet
• Skal informere arkivleder vedrørende inngåelse av nye interkommunale samarbeidsavtaler, og/eller revidering av disse. Dette er viktig da arkivansvaret i denne typen samarbeid skal dokumenteres

Saksbehandlers ansvarsområde:

• Sjekke opp mottatte journalposter hver dag
• Ha oversikt over saker som er til behandling (mottatte journalposter, egne restanser, konsepte etc.)
• Foreta en offentlighetsvurdering ved inngående og utgående journalposter
• Avskrive inngående og interne dokumenter som er behandlet
• Påse at gjeldende arkivrutiner blir fulgt; Ferdige dokumenter/journalposter skal registreres til status "Ferdig". Ferdige mapper skal registreres til status "Ferdig"