Formålet med arkivplanen er å ivareta "forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver" (riksantikvarens forskrift).
§ 1-1 Arkivplan
-
Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. forskrift om offentlege arkiv § 4.
Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet.
I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert.
Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b.
Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
a) Organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene
er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
b) rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. forskrift om offentlege arkiv § 12,
c) rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
d) klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene arkivdokumentene inngår i, jf. forskrift om offentlege arkiv § 5,
e) oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
f) Kassasjonsregler med oppbevaringstid og rutiner for bevaring og kassasjon, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16 jf. § 7-3, i
forskriften her, og
g) avleveringsplan for statlige organ, jf. forskrift om offentlege arkiv § 19
Målsetting
Etablere en felles arkivstrategi for Sømna kommune, slik at alle saksbehandlere til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses
og hvilke retningslinjer som gjelder. Dette vil sikre en raskt og korrekt saksbehandling og en effektiv service. Planen skal sikre at arkivarbeid blir et aktivt verktøy i
Sømna kommunes totale informasjonsbehandling. Arkivplanen skal være Sømna kommune sin interne oppslagsbok, her skal ledere, saksbehandlere og arkivpersonale
slå opp når de har behov for kunnskap om arkivforhold.
Arkivplanen skal være styringsredskap med:
- Oversikt over arkivrelevante lover, forskrifter og annet regelverk
- Plan for arkivdanningen
- Oversikt som viser rutinene
